INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
per attività di ricerca, selezione e somministrazione
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)
Informazioni generali – La presente informativa descrive le modalità con cui Smart Skills Center – Agenzia per il Lavoro S.r.l. tratta i dati personali dei candidati e dei lavoratori nell’ambito delle attività di ricerca, selezione, ricerca attiva di candidati (“proattivazione”), intermediazione e somministrazione di lavoro nonché per gli adempimenti connessi agli obblighi di trasparenza retributiva e parità di trattamento previsti dalla normativa europea e nazionale applicabile, ivi inclusa la Direttiva (UE) 2023/970 sulla trasparenza retributiva.
Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e accountability previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), adottando misure tecniche e organizzative idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza.
La presente informativa è resa agli interessati che: (i) inviano, consegnano o presentano il proprio curriculum vitae o la propria candidatura; (ii) partecipano a processi di ricerca e selezione; (iii) vengono contattati nell’ambito di attività di ricerca attiva di candidati (“proattivazione”); (iv) instaurano o possono instaurare rapporti di lavoro o di somministrazione con il Titolare e/o con aziende utilizzatrici.
Nel corso delle attività di selezione e recruiting potranno essere trattati dati e informazioni relativi all’inquadramento professionale, alla fascia retributiva applicabile, ai criteri di determinazione della retribuzione e agli adempimenti in materia di trasparenza retributiva.
Di seguito vengono fornite le informazioni previste dagli artt. 13 e 14 GDPR.
Titolare del Trattamento - Il Titolare del trattamento dei dati personali è Smart Skills Center – Agenzia per il Lavoro S.r.l., con sede in Corridonia (MC), C.F./P. 02093100432, contattabile all’indirizzo PEC info@pec.smartskillscenterapl.com.
Per qualunque informazione relativa al trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti previsti dagli artt. 15 e ss. del GDPR, gli interessati possono contattare il Titolare ai recapiti sopra indicati.
Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD), ove nominato, è contattabile all’indirizzo e-mail info@smartskillscenterapl.com
Dati personali trattati - Nell’ambito delle attività indicate nella presente informativa, il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:
- dati anagrafici e identificativi (nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza o domicilio);
- dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail, recapiti professionali);
- dati contenuti nel curriculum vitae e nella documentazione fornita dal candidato o dal lavoratore, quali informazioni relative a istruzione, formazione, qualifiche professionali, esperienze lavorative, competenze e abilitazioni;
- dati relativi alla posizione lavorativa, all’inquadramento professionale, al livello contrattuale, alla retribuzione, ai benefit eventualmente riconosciuti, ai criteri di determinazione della retribuzione e agli adempimenti previsti dalla normativa in materia di trasparenza retributiva e parità di trattamento;
- dati amministrativi, contabili, previdenziali, assicurativi e fiscali necessari alla gestione del rapporto di lavoro o degli adempimenti previsti dalla legge;
- ulteriori informazioni eventualmente fornite spontaneamente dall’interessato nel corso delle attività di selezione o gestione del rapporto di lavoro.
Il Titolare può inoltre trattare particolari categorie di dati personali di cui all’art. 9 GDPR esclusivamente nei casi previsti dalla legge e nella misura strettamente necessaria all’instaurazione, gestione o esecuzione del rapporto di lavoro o di somministrazione, quali, a titolo esemplificativo, dati relativi all’idoneità lavorativa, all’appartenenza a categorie protette o ad altri dati il cui trattamento sia necessario per l’adempimento di obblighi in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale.
I dati personali sono generalmente raccolti presso l’interessato mediante: (i) invio o consegna del curriculum vitae; (ii) colloqui conoscitivi o di selezione; (iii) compilazione di moduli o candidature online; (iv) contatti telefonici, telematici o in presenza.
In alcuni casi i dati possono essere acquisiti anche tramite società clienti o aziende utilizzatrici, piattaforme professionali o di recruiting, soggetti autorizzati alla segnalazione di candidature e fonti professionali pubblicamente accessibili nei limiti consentiti dalla normativa vigente.
Il conferimento dei dati personali richiesti dal Titolare è necessario per valutare la candidatura, instaurare o gestire il rapporto di lavoro o adempiere ad obblighi di legge; l’eventuale mancato conferimento può comportare l’impossibilità di dare seguito alla candidatura o al rapporto.
Il conferimento di ulteriori dati non obbligatori è facoltativo e il loro mancato conferimento non pregiudica la possibilità di partecipare ai processi di selezione o di instaurare il rapporto di lavoro.
Gli interessati sono invitati a non inserire nel curriculum vitae o nella documentazione trasmessa dati personali non pertinenti rispetto alle finalità di selezione e, in particolare, categorie particolari di dati non necessarie alla valutazione professionale.
Periodo di conservazione dei dati - I dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e trattati, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dal GDPR.
In particolare:
- i dati relativi a candidature, curriculum vitae e attività di ricerca e selezione potranno essere conservati per un periodo massimo di 24 mesi dalla loro raccolta o dall’ultimo aggiornamento fornito dall’interessato, salvo diversa richiesta dell’interessato o necessità di ulteriore conservazione connesse a obblighi di legge o esigenze difensive;
- i dati trattati nell’ambito dell’instaurazione e gestione di rapporti di lavoro o di somministrazione saranno conservati per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per il periodo previsto dalla normativa civile, fiscale, previdenziale, assicurativa e amministrativa applicabile, nonché per la gestione e documentazione degli obblighi in materia di trasparenza retributiva, parità di trattamento e tutela dei diritti del Titolare e degli interessati, per il periodo previsto dalla normativa applicabile e, comunque, non oltre i termini prescrizionali previsti dalla legge;
- eventuali dati trattati sulla base del consenso saranno conservati fino alla revoca dello stesso, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere ad obblighi di legge o per l’accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
I dati eventualmente trattati ai fini degli adempimenti in materia di trasparenza retributiva e parità di trattamento potranno essere conservati per il tempo necessario all’adempimento degli obblighi normativi applicabili e alla tutela dei diritti del Titolare e degli interessati.
Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati saranno cancellati o anonimizzati, salvo ulteriore conservazione nei casi consentiti dalla normativa vigente.
Natura del conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento – Il conferimento dei dati personali richiesti dal Titolare è necessario per: (i) valutare candidature e profili professionali; (ii) svolgere attività di ricerca, selezione e “proattivazione”; (iii) instaurare e gestire eventuali rapporti di lavoro o di somministrazione; (iv) adempiere ad obblighi previsti dalla legge, dalla normativa europea, da regolamenti o da disposizioni impartite da Autorità competenti; (v) adempiere agli obblighi previsti dalla normativa in materia di trasparenza retributiva e parità di trattamento.
Il mancato conferimento dei dati necessari può comportare l’impossibilità di valutare la candidatura, instaurare o proseguire il rapporto di lavoro o di somministrazione, ovvero adempiere agli obblighi normativi applicabili.
Il conferimento di ulteriori dati non necessari ai fini della selezione o della gestione del rapporto è facoltativo e il relativo mancato conferimento non pregiudica la possibilità di partecipare ai processi di selezione o instaurare il rapporto. Gli interessati sono invitati a non comunicare dati personali non pertinenti rispetto alle finalità di selezione e gestione del rapporto di lavoro, né particolari categorie di dati non strettamente necessarie.
Qualora l’interessato fornisca particolari categorie di dati personali di cui all’art. 9 GDPR (ad esempio dati idonei a rivelare lo stato di salute, l’appartenenza a categorie protette o altre informazioni rilevanti ai fini lavorativi), tali dati saranno trattati esclusivamente nei limiti consentiti dalla normativa vigente e nella misura strettamente necessaria all’adempimento di obblighi in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale o all’esercizio dei diritti del Titolare o dell’interessato in materia di lavoro.
Modalità del trattamento – Il trattamento dei dati personali viene effettuato mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con modalità strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa e nel rispetto delle misure di sicurezza previste dalla normativa vigente.
I dati possono essere raccolti: (i) direttamente presso l’interessato; (ii) mediante invio di curriculum vitae o candidature; (iii) attraverso colloqui, contatti telefonici, telematici o in presenza; (iv) tramite piattaforme di recruiting, banche dati professionali o altri soggetti autorizzati alla segnalazione di candidature; (v) presso aziende clienti o utilizzatrici, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.
I dati personali sono trattati da personale autorizzato dal Titolare ai sensi dell’art. 29 GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003, nonché da eventuali soggetti esterni nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Il trattamento può comprendere le operazioni necessarie alla raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, aggiornamento, utilizzo, conservazione, comunicazione e cancellazione dei dati personali, nei limiti necessari al perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa.
I dati personali non sono soggetti a processi decisionali interamente automatizzati idonei a produrre effetti giuridici o analogamente significativi nei confronti dell’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.
Finalità e basi giuridiche del trattamento – I dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità.
a) Attività di ricerca, selezione e valutazione dei candidati
I dati personali possono essere trattati per: (i) ricevere e valutare candidature e curriculum vitae; (ii) svolgere colloqui e attività di selezione; (iii) individuare profili professionali coerenti con le richieste delle aziende clienti; (iv) contattare candidati nell’ambito di attività di ricerca attiva di candidati (“proattivazione”); (v) presentare candidature a potenziali aziende utilizzatrici o clienti; (vi) adempiere agli obblighi previsti dalla normativa in materia di trasparenza retributiva e parità di trattamento nelle procedure di selezione e recruiting. La base giuridica del trattamento è costituita dall’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR e dal legittimo interesse del Titolare allo svolgimento delle attività di ricerca e selezione del personale ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. Il Titolare non richiede ai candidati informazioni relative alle retribuzioni percepite nell’ambito di precedenti rapporti di lavoro, salvo quanto eventualmente necessario per adempiere ad obblighi di legge.
b) Instaurazione e gestione del rapporto di lavoro o di somministrazione
I dati personali possono essere trattati per: (i) instaurare, gestire ed eseguire rapporti di lavoro o di somministrazione; (ii) adempiere ad obblighi amministrativi, organizzativi, retributivi, di trasparenza retributiva, parità di trattamento, previdenziali, assistenziali, assicurativi e fiscali; (iii) gestire comunicazioni con aziende utilizzatrici, enti pubblici, consulenti del lavoro e soggetti coinvolti nella gestione del rapporto. La base giuridica del trattamento è costituita dall’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR e dall’adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
c) Trattamento di particolari categorie di dati personali
Eventuali particolari categorie di dati personali di cui all’art. 9 GDPR saranno trattate esclusivamente nei casi previsti dalla normativa vigente e nella misura strettamente necessaria all’adempimento di obblighi ed esercizio di diritti in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale. La base giuridica del trattamento è costituita dall’art. 9, par. 2, lett. b) GDPR e dalle ulteriori disposizioni applicabili in materia lavoristica.
d) Accertamento, esercizio o difesa di un diritto
I dati personali potranno essere trattati anche per accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale. La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
e) Adempimento degli obblighi in materia di trasparenza retributiva e parità di trattamento
I dati personali possono essere trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa nazionale ed europea in materia di trasparenza retributiva, parità di trattamento e prevenzione delle discriminazioni retributive, anche mediante elaborazione di dati aggregati, verifiche interne, attività di reporting e gestione delle richieste di accesso alle informazioni retributive previste dalla legge.
La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR e, ove applicabile, dall’art. 9, par. 2, lett. b) GDPR.
Soggetti autorizzati al trattamento - I dati personali possono essere trattati da personale dipendente e collaboratori del Titolare appositamente autorizzati ai sensi dell’art. 29 GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003, nei limiti delle mansioni e degli incarichi loro attribuiti.
In particolare, i dati possono essere trattati da soggetti operanti nelle seguenti aree: (i) amministrazione, contabilità, gestione del personale e adempimenti in materia di trasparenza retributiva e parità di trattamento; (ii) ricerca, selezione e gestione delle candidature; (iii) gestione dei rapporti di lavoro e di somministrazione; (iv) supporto informatico e gestione dei sistemi aziendali; (v) direzione, organizzazione e controllo interno.
I dati personali possono inoltre essere trattati da soggetti esterni che forniscono servizi al Titolare, nominati, ove necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, quali, a titolo esemplificativo, consulenti del lavoro, fornitori di servizi informatici, piattaforme HR/recruiting, società di gestione software e soggetti che supportano il Titolare nella gestione amministrativa e organizzativa delle attività lavorative.
Tali soggetti trattano i dati esclusivamente per le finalità connesse ai servizi prestati e nel rispetto delle istruzioni impartite dal Titolare e della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
L’accesso ai dati retributivi individuali è consentito esclusivamente ai soggetti autorizzati che ne abbiano effettiva necessità per lo svolgimento delle attività lavorative o per l’adempimento di obblighi normativi.
Comunicazione dei dati - Per il perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa, i dati personali potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità del trattamento, ai seguenti soggetti: (i) aziende clienti o utilizzatrici nell’ambito delle attività di ricerca, selezione, intermediazione e somministrazione di lavoro; (ii) enti pubblici, autorità competenti, enti previdenziali, assistenziali, assicurativi e fiscali, nei casi previsti dalla legge; (iii) consulenti del lavoro, consulenti legali, commercialisti e altri professionisti che supportano il Titolare nella gestione degli adempimenti amministrativi, contabili, fiscali, giuslavoristici o legali, nonché ai soggetti coinvolti negli adempimenti previsti dalla normativa in materia di trasparenza retributiva e parità di trattamento; (iv) soggetti che forniscono servizi informatici, telematici, organizzativi o di gestione delle piattaforme utilizzate dal Titolare; (v) istituti bancari, assicurativi o altri soggetti coinvolti nella gestione dei pagamenti e degli adempimenti connessi al rapporto di lavoro o di somministrazione; (vi) soggetti pubblici o privati coinvolti in attività di formazione, orientamento, politiche attive del lavoro o ricollocazione professionale, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.
I dati personali potranno essere trattati anche da soggetti nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR oppure, nei casi previsti dalla legge, da autonomi Titolari del trattamento.
Eventuali comunicazioni di dati effettuate nell’ambito degli obblighi in materia di trasparenza retributiva avverranno nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione previsti dal GDPR e della tutela della riservatezza degli interessati.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione indiscriminata.
Qualora il trattamento comporti trasferimenti di dati verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti avverranno nel rispetto delle garanzie previste dagli artt. 44 e ss. GDPR.
Diritti degli interessati - Gli interessati possono esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i diritti di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679, tra cui: (i) ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che li riguardano e accedere al relativo contenuto; (ii) conoscere l’origine dei dati, le finalità e modalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i destinatari o le categorie di destinatari cui i dati possono essere comunicati e il periodo di conservazione applicabile; (iii) richiedere l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei dati inesatti o incompleti; (iv) richiedere, nei casi previsti dalla normativa vigente, la cancellazione dei dati, la limitazione del trattamento o opporsi al trattamento; (v) richiedere la portabilità dei dati nei casi previsti dall’art. 20 GDPR; (vi) revocare in qualsiasi momento l’eventuale consenso prestato, ferma restando la liceità del trattamento effettuato prima della revoca; (vii) ottenere, nei casi previsti dalla normativa applicabile, informazioni relative ai criteri utilizzati per la determinazione della retribuzione, della progressione economica e dei livelli retributivi applicabili, nonché informazioni sui livelli retributivi medi suddivisi per sesso relativamente a categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore; (viii) proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 GDPR, nonché esercitare gli ulteriori diritti previsti dalla normativa applicabile.
Le richieste relative all’esercizio dei diritti possono essere rivolte al Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa. Il Titolare fornirà riscontro alle richieste degli interessati nei termini previsti dalla normativa applicabile.
Le informazioni eventualmente fornite nell’ambito degli obblighi di trasparenza retributiva saranno comunicate nel rispetto dei principi di riservatezza, proporzionalità e minimizzazione previsti dal GDPR.